Liebe Ordnungsliebende,

letzten Freitag erwarteten mich in Gevelsberg ein paar Papierstapel und einige Ordner die mehr schlecht als recht sortiert waren. Der Esstisch wurde ausgezogen, der Papierkram ausgebreitet und ich wurde bestens versorgt ?
Die Kundin hatte mich zur Hilfe gerufen, weil ihr das Durcheinander einfach zu groß wurde und sie sich eine Ablage wünschte, die einfach und strukturiert ist und vor allem jedes Dokument wiederfindbar.

Gevelsberg 1

Ein kleines Helferlein hatte ich auch, das verzog allerdings keine Miete und war auch nicht zum helfen zu bewegen ?

Das unübersichtliche Durcheinander zog sich durch alle bereits vorhandenen Ordner. Die eine Versicherung hier, die andere dort. Zeugnisse hier, Zeugnisse da. Erst einmal wurden alle Papiere gesichtet und nach Themen zusammengefasst, getrennt nach den Dingen die meine Kundin oder ihren Mann betrafen. Dann wurde chronologisch sortiert und mit beschrifteten Trennstreifen unterteilt. Die Kundin packte tatkräftig mit an und wir besprachen, wie die Zusammenfassung Sinn macht, so dass auch ohne meine Hilfe alle Dokumente wiedergefunden werden.

Papierkram gut sortiert

So gab es am Ende zum Beispiel einen Ordner, in dem alles rund um das Thema Arbeit aufbewahrt wird. Ganz hinten die Schulzeugnisse, Ausbildungsabschlüsse/Diplom, dann kommen die Arbeitsverträge, Nachträge, Veränderungsmitteilungen und die Gehaltsabrechnungen. Nun gibt es auch einen Ordner in dem alles rund um Krankenkasse und Sozialversicherung aufbewahrt wird, einschließlich der Sozialversicherungsmeldungen des Arbeitgebers und der jährlichen Renteninformation. Und natürlich gibt es auch einen „ich weiß nicht wohin damit“-Ordner ? Dort kommt alles hinein, was sonst irgendwo herumliegt, das können Zeitungsausschnitte genau so sein wie besondere Briefe oder die Liste der Weihnachtsgeschenke des letzten Jahres.

Bewahrst Du auch zu viel auf?

Das Problem vieler Menschen ist, dass sie zu viel aufheben. Sie wissen einfach nicht, was wichtig ist, was und vor allem wie lange etwas aufgehoben werden muss. Und oft sind Sachen einfach da und man guckt sich den Inhalt des Ordners dann Jahre nicht mehr an.

In solchen Fällen erkläre ich immer auch die Zusammenhänge und warum manches einfach weggeworfen werden darf. Ein klassischer Fall sind Gehaltsabrechnungen, die werden oft für 30 oder mehr Jahre aufbewahrt, weil sie ja für die Rentenberechnung noch wichtig sein könnten …

Hier reicht es vollkommen, die letzte Abrechnung eines jeden Kalenderjahres aufzubewahren, denn dort sind alle Jahreswerte enthalten. Gehaltsabrechnungen enthalten drei wichtige Informationen:

1. Den Auszahlungsbetrag, der auch auf dem Kontoauszug zu finden ist.

2. Die steuerlich relevanten Beträge werden im Januar auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers zusammengefasst, diese Daten werden auch direkt an das Finanzamt übermittelt.

3. Die Sozialversicherungsbeiträge werden im März des Folgejahres mit einer sogenannten Sozialversicherungsmeldung bescheinigt, auf der der Betrag steht, der an die Rentenversicherung gemeldet wurde. Diese Meldungen sollten aufbewahrt werden. Im Folgejahr wird dann vom Rentenversicherungsträger die Mitteilung verschickt, aus der hervorgehen sollte, dass die entsprechenden Beträge berücksichtigt wurden. Wichtig, unbedingt aufbewahren!

Gehaltsabrechnungen aus dem letztem Jahrtausend sind spätestens dann nur noch Erinnerungsstücke … 

Nach sechs Stunden sortieren, wegwerfen, ordnen und strukturieren konnte sich das Ergebnis sehen lassen. Das einzige, was jetzt noch fehlt sind die gedruckten Rückenschilder auf den Ordnern.

Gevelsberg 2

Das Ende des Tages? Papierkram weg und total in Ordnung.
Kundin glücklich – Die Ordnungs-Expertin glücklich! ?

Herzliche Grüße,
Ursula Kittner
Die Ordnungs-Expertin